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A conclusione della 50^ edizione milanese di Smau, il principale appuntamento italiano dell’Information & Communication Technology è stato assegnato al Gruppo RINA il Premio Innovazione ICT nell’ambito della categoria “Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione”, per il progetto di gestione documentale integrata con il sistema informativo realizzato con Top Consult. Il Premio Innovazione ICT è un’iniziativa di Osservatorio Smau – School of Management del Politecnico di Milano per sostenere la cultura dell’innovazione nel mondo delle imprese. Da molti anni il Gruppo RINA ha reso la gestione documentale un punto di forza del suo processo di sviluppo.  “Siamo giunti alla gestione documentale attraverso un processo naturale, dal momento che il Gruppo RINA “vive” di documenti emessi e ricevuti”– ha dichiarato  Andrea Favati, Chief Information Officer del Gruppo RINA – “Per archiviare e gestire questo ingente traffico di informazioni abbiamo scelto la piattaforma TopMedia NED di Top Consult che, integrata in tutto il contesto della vita aziendale con il sistema informativo e con le informazioni strutturate, è diventata una funzione vitale”. Tutti i documenti relativi ai
vari processi aziendali sono ad oggi prodotti, archiviati e gestiti in forma elettronica. Un portale aziendale, integrato con il sistema documentale, consente inoltre a dipendenti e clienti, fornitori e collaboratori esterni autorizzati, di accedere a tutte le informazioni in entrata ed in uscita. I benefici delle applicazioni documentali, che riguardano 4,5 milioni di documenti, sono molteplici e misurabili. Il risparmio di carta è di 45.000 risme pari a 135 metri cubi di spazio e la digitalizzazione dell’archivio storico navale, composto da 150.000 disegni di grande formato, ha fatto scomparire 1.300 metri lineari di archivio fisico nell’Headquarter di Genova. L’infrastruttura integrata portale più documentale più ambiente di posta, che rende più veloci la ricerca e lo scambio delle informazioni all’interno e verso i clienti, ha portato a un risparmio stimato di quasi tre ore al mese per ogni utente coinvolto. “Il vantaggio principale della gestione documentale è la disponibilità immediata e tracciata delle informazioni condivise tra tutti i soggetti che ne hanno necessità. Questo è l’unico modo per un’azienda come il RINA, decentrata in tutto il mondo, di gestire in modo più efficiente, veloce e senza errori i processi di lavoro”. Le problematiche e le esigenze del RINA sono quelle di una grande azienda multinazionale, con un’organizzazione a rete dispersa e normative complesse: per questo la società ha deciso di investire nell’Information Technology, mettendo in primo piano la gestione elettronica dei documenti come fattore abilitante per porsi sul mercato e confrontarsi con i grandi competitors.  “Siamo lieti che la nostra piattaforma TopMedia NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti e le nostre soluzioni applicative –
afferma Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore Top Consult – abbiano consentito al RINA di innovare i processi di lavoro e guadagnare più competitività sul mercato. Da oltre 25 anni continuiamo a innovare la nostra piattaforma documentale, nata per integrarsi con qualsiasi sistema gestionale ed Erp, seguendo le evoluzioni tecnologiche e le esigenze dei clienti. RINA è stato anche coinvolto nello sviluppo della nuova piattaforma di classe enterprise TopMedia Social NED, presentata in anteprima a Smau Milano 2013, che “rivoluziona” il modo di fare gestione elettronica dei documenti con l’introduzione di strumenti social mutuati dal mondo dei social network e della social collaboration”.